Nieuczciwa konkurencja w branży beauty – jak zabezpieczyć się przed kradzieżą listy klientów

Z uwagi na swoją wartość lista klientów narażona jest więc na zagrożenia. Warto z wyprzedzeniem zadbać o to, by jej zdobycie było, jeśli nie niemożliwe, to przynajmniej znacznie utrudnione.

Gdzie znajdziemy listy klientów?

Pytanie może wydaje się banalne, ale jest kluczem do poprawy bezpieczeństwa Twojego salonu – gdzie można znaleźć listę klientów? Czym właściwie jest taka lista? Nie ma na to jednej, prostej odpowiedzi. Na potrzeby tego artykułu uznajmy jednak, że baza klientów to zestawienie danych, w którym znajdują się dane kontaktowe do osób korzystających z Twoich usług.

Niektórzy z Was mogą nie zdawać sobie sprawy, że posiadają kilka baz klientów. Po pierwsze, taką bazą jest kalendarz z umówionymi terminami. Zazwyczaj wpisujemy w nim imię i nazwisko oraz numer telefonu klienta. Podobna baza znajduje się także w naszym telefonie oraz — to już mniej oczywiste — w mailu. Nawet jeśli nie wpisujesz adresów e-mail do książki adresowej, Twój program pocztowy je zapamiętuje i łatwo można z niego wyciągnąć takie informacje. Jeśli prowadzisz komputerowy kalendarz, baza będzie także znajdowała się na Twoim dysku twardym albo np. w chmurze.

Oprócz tego możesz także korzystać z innych baz. Przykładowo, jeśli wystawiasz faktury, informacje o Twoich klientach znajdują się w używanym przez Ciebie programie albo w obsługującej Cię firmie księgowej. Korzystając z pomocy informatyków, oni także mogą mieć kopie Twoich dokumentów. Informacje o tym, kto do Ciebie dzwoni oraz do kogo Ty wykonujesz połączenia posiada operator telefoniczny. A bank ma dane wszystkich osób, które płaciły u Ciebie kartą albo dokonywały na Twoją rzecz przelewu. Twój salon zlecił firmie marketingowej prowadzenie newslettera? Ona także ma zatem dane o tym, kto jest Twoim (nawet jeśli tylko potencjalnym) klientem.

Sposób 1 – Nie twórz dodatkowych baz klientów

Przede wszystkim warto zadbać o to, by zminimalizować liczbę posiadanych przez Ciebie baz. Z niektórych z nich spokojnie możesz zrezygnować. Przykładowo, jeśli kontaktujesz się często z klientami za pomocą maila, skorzystaj ze wbudowanego do programów kalendarza i tam prowadź swój rejestr. W takiej sytuacji możesz zrezygnować z wydrukowanego kalendarza, bazy w telefonie i dodatkowych plików na dysku. Analogicznie, jeśli wolisz telefon – skup się tylko na nim. Papierowe terminarze, choć wciąż użyteczne, są najłatwiejszym celem dla złodziei.

Sposób 2 – Popraw cyberbezpieczeństwo

Dziś każdy sprzęt podłączony do Internetu narażony jest na ataki. Liczba typów złośliwego oprogramowania jest porażająca, a każdego dnia powstają nowe. Dane utracić jest bardzo łatwo, dlatego musisz podjąć odpowiednie kroki, by je ochronić.

Przede wszystkim, poczytaj trochę o cyberbezpieczeństwie. Nawet jeśli zlecisz te prace komuś innemu, musisz znać przynajmniej podstawy zabezpieczania danych, by chronić swoją bazę klientów. Nawet najlepsze środki ostrożności są nieskuteczne, gdy człowiek podejmuje ryzykowne decyzje.

Po drugie, zadbaj o odpowiednie oprogramowanie. Program antywirusowy i firewall to absolutne podstawy, ale przydadzą się także bardziej zaawansowane rozwiązania, zwłaszcza gdy Twój biznes mocno się rozrósł. Jeśli korzystasz z wielu urządzeń, koniecznie zleć komuś przygotowanie bezpiecznej i odpornej na ataki sieci komputerowej.

Po trzecie, przygotuj odpowiednie procedury związane z przetwarzaniem danych. To istotne nie tylko dlatego, że wymaga tego od Ciebie RODO. Nawet prosta procedura opisująca to, co dzieje się z Twoimi danymi, jest bezpieczniejsza niż jej brak.

Pamiętaj także o najprostszej metodzie zabezpieczania informacji – stosowaniu silnych haseł. Odpowiednio przygotowane hasło dostępu jest niemożliwe do złamania przy obecnym rozwoju technologicznym.

Sposób 3 – Zadbaj o zabezpieczenie salonu

Gdy Twój telefon, komputer i sieć będą bezpieczne, pomyśl o bardziej przyziemnych środkach ochrony. Zainstaluj alarm w swoim salonie i monitoring wizyjny, który będzie przechowywał nagrania co najmniej przez kilka dni. Pomocne mogą okazać się także drzwi i rolety antywłamaniowe. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz sobie na to pozwolić, dobrym rozwiązaniem będzie zakup małego sejfu.

Możesz także pomyśleć o wynajęciu firmy ochroniarskiej. Większość tego typu przedsiębiorstw oferuje przyjazd ochroniarzy do Twojego salonu w ciągu kilku minut od włączenia się alarmu. To dobra metoda, by skutecznie zabezpieczyć dokumenty znajdujące się w miejscu prowadzenia działalności.

Sposób 4 – Korzystaj z klauzul poufności i zakazu konkurencji

Przedsiębiorstwa o specjalnym statusie, takiej jak firmy telekomunikacyjne czy banki, posiadają ustawowe regulacje w zakresie ochrony Twoich danych. Przepisy zakazują im udostępniania informacji poza szczególnymi przypadkami, takimi jak żądania sądów czy policji. W tym wypadku nie masz powodów do obaw.

Problemem mogą być Twoi kontrahenci i firmy, z których usług korzystasz. Oczywiście nie jesteś w stanie uniemożliwić nieuczciwemu przedsiębiorcy wykorzystania Twoich danych, ale możesz go do tego zniechęcić umieszczając w Waszej umowie klauzule dotyczące poufności danych oraz przewidujące wysokie kary umowne za naruszenie tajemnicy Twojego przedsiębiorstwa. W tym zakresie, zwłaszcza gdy udostępniasz komuś większą ilość danych, możesz także zawrzeć odrębny kontrakt, który powszechnie nazywa się umową NDA.

Jeśli zatrudniasz pracowników, koniecznie umieść w umowach klauzule zobowiązujące ich do zachowania poufności informacji związanych z działalnością Twojej firmy!

Analogicznie należy stosować zakazy konkurencji, które mogą dotyczyć zarówno pracowników, jak i kontrahentów. Treść takiego zakazu często budzi wątpliwości i jest przedmiotem spraw sądowych, dlatego warto zlecić jego przygotowanie doświadczonemu prawnikowi.

Sposób 5 – Nie zapominaj o Twoim bezpieczeństwie

W środowisku osób zajmujących się bezpieczeństwem danych mawia się, że najsłabszym ogniwem każdego systemu ochrony informacji jest człowiek. To ludzkie przeoczenia i błędy często prowadzą do najgroźniejszych ataków na poufność danych. Dlatego zawsze pamiętaj o tym, że gwarantem Twojego bezpieczeństwa jesteś przede wszystkim Ty.

Chodzi tutaj między innymi o to, żeby w codziennej pracy:

• nie dopuszczać osób postronnych do miejsc, gdzie przechowujesz dokumenty;
• nie zostawiać salonu bez opieki osoby, która pilnowałaby bezpieczeństwa danych;
• korzystać wyłącznie ze sprawdzonego, legalnego oprogramowania;
• nie reagować na podejrzane e-maile, SMS-y i telefony;
• sprawdzać kontrahentów przed nawiązaniem z nimi współpracy (np. w publicznych rejestrach przedsiębiorców);
• nie zapisywać w widocznym miejscu ani nie podawać nikomu haseł dostępu;
• nie działać pochopnie i zastanawiać się nad każdym działaniem, które wydaje Ci się podejrzane.

Przestrzeganie powyższych zasad powinno skutecznie zabezpieczyć Cię przed kradzieżą listy klientów.

Gdy jednak dojdzie do kradzieży…

Czasami, mimo najszczerszych chęci i podjęcia wszystkich niezbędnych działań ochronnych, i tak może dojść do kradzieży. Gdy tak się stanie, nie panikuj. Pamiętaj o tym, by:

• poinformować odpowiednie służby (np. policję) o podejrzeniu kradzieży Twoich danych lub dokumentów;
• zmienić wszystkie hasła, do których dostęp mogą mieć atakujący;
• zaangażować prawników, którzy będą wspierać Cię w walce o ochronę Twojej firmy.

Pomoc profesjonalnej kancelarii prawnej często okazuje się kluczowa dla zminimalizować szkód, jakie spowodować może kradzież listy klientów. Prowadzimy takie sprawy i wiemy to z własnego doświadczenia. 

Korzystając z instytucji, jakie oferują nam procedura karna, przepisy dotyczące naruszenia dóbr osobistych przedsiębiorcy oraz regulacje związane ze zwalczaniem nieuczciwej konkurencji dbamy o to, by interes Twojej firmy nie był dalej naruszany, a osoby odpowiedzialne poniosły konsekwencje swoich działań.